É importante adiantarmos que a funcionalidade Contrato só fica disponível para clientes que possuem o plano Premium e Diamante.
TÓPICOS
- Configurar regra de fechamento de OS
- Conferir se a permissão de contratos está ativa
- Como criar um modelo de contrato
- Configuração de assinatura do contrato
- Como gerar a emissão do contrato
- Cancelamento de OS x Contrato
Configurar Regra de Fechamento de OS
Por padrão, o sistema permitirá que você tenha contratos com status de "Pendente de Assinatura" e executar os serviços. No entanto, com a BEMP, você tem a opção de configurar o sistema para que não seja permitido fechar OS sem que o status do contrato passe a ser "Assinado". Para isso, acesse a plataforma e clique no menu Minha Conta >> Aba Dados Básicos >> Regras de Fechamento de OS. Será apresentada a seguinte tela.
Clique no campo destacado acima para ativar a regra de fechamento de Ordem de Serviço, após clique em Salvar Organização. Caso o campo não esteja marcado a regra não será habilitada.
Conferir se a permissão de contratos está ativa
Por padrão, o sistema traz a permissão habilitada apenas para o perfil do proprietário, caso o mesmo queira permitir acesso a outro(s) perfil(s) siga os passos abaixo:
Acesse a plataforma e clique no menu Cadastros Básicos >> Perfis de Acesso >> Modelos de Contratos. Na listagem você deve procurar por Modelos de Contrato, como mostra a imagem abaixo.
Clique no campo destacado acima para ativar a permissão ao acesso da aba contratos, após no final da tela clique em Salvar Perfil de Acesso. Caso o campo não esteja marcado a permissão não será habilitada.
Como criar o modelo de contrato
Acesse a plataforma e clique no menu Cadastros Básicos >> Modelos de Contratos. Para cadastrar um novo Modelo de Contrato clique em Novo no campo superior direito da tela.
Para adicionar um novo modelo de contrato, você deve preencher os campos em vermelho, como mostra a figura abaixo:
Campos de preenchimento
Na aba Dados Básicos alguns campos deverão ser preenchidos.
- Nome: Nome do modelo do contrato (obrigatório)
-
Quando o contrato é emitido: Definir em quais vendas serão emitidos os contratos (obrigatório)
- Assinaturas: Venda de plano de assinatura
- Crédito em Dinheiro: Venda de créditos
- Pacotes: Venda de pacotes
- Serviços: Venda de serviços
- Habilitado para todas as unidades: Marcar se a organização possuir multiunidade
- Termos do Contrato: Você poderá inserir os termos do modelo de contrato que você utiliza em sua unidade (obrigatório)
O contrato será emitido em toda vez que ocorrer venda dos itens selecionados acima.
Ao selecionar quando o contrato será emitido abrirá um campo para seleção de quais serviços, pacotes ou planos de assinaturas, também podendo selecionar todos
Depois basta clicar no campo Salvar Modelo de Contrato.
Configuração de Assinatura do contrato
Caso a organização possua apenas uma assinatura única para todas as unidades, basta fazer upload da imagem da assinatura no campo indicado na primeira aba.
Caso seja necessário, cadastrar assinaturas de forma individual, acesse a aba: Assinatura por unidade >> Adicionar
Campos de preenchimento
- Unidade: Defina a unidade (obrigatório)
- Assinatura do Contratado: Basta fazer upload da imagem da assinatura no campo indicado (obrigatório).
*Podendo adicionar quantas assinaturas desejar, basta adicionar ou excluir, conforme indicado na imagem abaixo*
Depois basta clicar em Salvar Modelo de Contrato. após salvo o contrato será emitido de acordo com os critérios configurados no modelo.
Como gerar a emissão do Contrato na OS
Emissão automática de contratos (recomendado)
Para emitir um contrato, você deverá criar o agendamento e a Ordem de Serviço normalmente, após finalizar a OS a plataforma notificará o operador que possui um contrato pendente de assinatura.
Para acessar clique no ícone da notificação ou acesse no menu superior direito o ícone do "sininho" que listará todas as notificações.
Para acessar o contrato, basta clicar no ícone Contratos do cliente, conforme mostra a imagem abaixo
Ao clicar você será direcionado para a tela de cadastro do cliente na nova aba chamada "contratos"
Ao clicar aparecerá o contrato a ser assinado, na tela terá algumas opções para atualizar o contrato, enviar por e-mail ou enviar pelo WhatsApp.
- Atualizar contrato: Permite atualizar a tela, caso tenha realizado alguma alteração no cadastro do cliente por exemplo
- Enviar por e-mail: Permite enviar o contrato para o cliente assinar por e-mail (lembrando que o e-mail deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, na aba dados básicos para que seja enviado)
- Enviar pelo WhatsApp: Permite enviar o contrato para o cliente assinar pelo WhatsApp (lembrando que o número de telefone deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, aba dados básicos para que seja enviado)
Após assinado atualize a tela de cadastro do cliente (F5) o status mudará para assinado.
Ao clicar no contrato você poderá visualizar o documento assinado, visualizar as assinaturas e as informações dos dados e a localização do cliente, podendo também imprimir o contrato.
OBS: Para que o cliente receba o contrato por e-mail ou pelo WhatsApp é necessário dar o comando clicando em um dos botões abaixo.
Emissão manual de contratos
É importante adiantarmos que a emissão manual de contratos funciona somente para OSs que já tenham sido geradas no passado e não tenham contrato associado, ou seja para Ordens de Serviços anteriores ao cadastro do modelo do contrato.
Para emitir manualmente um contrato, você deverá acessar uma Ordem de Serviço fechada.
Para acessar a OS acesse o Menu >> Ordens de Serviço e realize a pesquisa da OS que deseja emitir o contrato.
Clique em visualizar para abrir a OS desejada
Ao acessar a OS, clique no botão Mais Opções >> Gerar contratos
Aparecerá na tela uma mensagem de confirmação Confirma a geração dos contratos para esta OS? basta clicar em OK e uma tarja verde notificará que a solicitação de geração do contrato foi enviada com sucesso.
Para acessar o contrato você poderá acessar através da seta ao lado do nome do cliente que direciona você para a tela de cadastro do cliente.
Localize a aba chamada "Contratos"
Aparecerá a lista de contratos gerados para este cliente com as informações:
- Contrato: Nome do modelo criado
- Unidade: Em qual unidade esse contrato foi emitido
- OS: Número da ordem de serviço criada
- Data: Data e horário da criação do contrato
- Data da assinatura: Data e horário da assinatura do contrato
- Situação: Status do contrato (Assinatura pendente, Cancelado ou Assinado)
Ao clicar no contrato desejado, aparecerá o contrato a ser assinado, na tela terá algumas opções para atualizar o contrato, enviar por e-mail ou enviar pelo WhatsApp.
- Atualizar contrato: Permite atualizar a tela, caso tenha realizado alguma alteração no cadastro do cliente por exemplo
- Enviar por e-mail: Permite enviar o contrato para o cliente assinar por e-mail (lembrando que o e-mail deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, na aba dados básicos para que seja enviado)
- Enviar pelo WhatsApp: Permite enviar o contrato para o cliente assinar pelo WhatsApp (lembrando que o número de telefone deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, aba dados básicos para que seja enviado)
Após assinado atualize a tela de cadastro do cliente (F5) o status mudará para assinado.
Ao clicar no contrato você poderá visualizar o documento assinado, visualizar as assinaturas e as informações dos dados e a localização do cliente, podendo também imprimir o contrato.
OBS: Para que o cliente receba o contrato por e-mail ou pelo WhatsApp é necessário dar o comando clicando em um dos botões abaixo.
Cancelamento de OS x Contratos
Ao realizar o cancelamento de uma Ordem de Serviço, a plataforma realizará o cancelamento dos contratos emitidos na OS com o status Assinatura Pendente e seu status será alterado para Cancelado.
Apenas os contratos com status Assinado permanecerão no histórico da Ordem de Serviço.
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