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Um passo a passo fácil para dominar o cadastro de modelos de contratos em poucos minutos
TÓPICOS
Como gerar a emissão do Contrato na OS
Emissão automática de contratos (recomendado)
Para emitir um contrato, você deverá criar o agendamento e a Ordem de Serviço normalmente, após finalizar a OS a plataforma notificará o operador que possui um contrato pendente de assinatura.
Para acessar clique no ícone da notificação ou acesse no menu superior direito o ícone do "sininho" que listará todas as notificações.
Para acessar o contrato, basta clicar no ícone Contratos do cliente, conforme mostra a imagem abaixo
Ao clicar você será direcionado para a tela de cadastro do cliente na nova aba chamada "contratos"
Ao clicar aparecerá o contrato a ser assinado, na tela terá algumas opções para atualizar o contrato, enviar por e-mail ou copiar o link.
- Atualizar contrato: Permite atualizar a tela, caso tenha realizado alguma alteração no cadastro do cliente por exemplo
- Enviar por e-mail: Permite enviar o contrato para o cliente assinar por e-mail (lembrando que o e-mail deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, na aba dados básicos para que seja enviado)
- Copiar Link: Permite copiar o link do contrato e ser enviado pelo whatsapp para assinatura
Como o cliente recebe o contrato para assinatura
Você terá a opção de enviar o contrato para o cliente assinar de duas formas
- Copiando link (envio pelo whatsapp): O cliente clica no link e é direcionado para a assinatura do contrato
- Enviando por e-mail (envio automático): O cliente recebe por e-mail (que está no seu cadastro) e clica em "Visualizar para assinar".
Após o seu cliente ter assinado atualize a tela de cadastro do cliente (F5) o status mudará para assinado.
Ao clicar no contrato você poderá visualizar o documento assinado, visualizar as assinaturas e as informações dos dados e a localização do cliente, podendo também imprimir o contrato.
OBS: Para que o cliente receba o contrato por e-mail é necessário dar o comando clicando no botão abaixo.
O aceite digital é amplamente aceito e reconhecido juridicamente. Porém sempre recomendamos consultar o seu advogado para entender se o aceite eletrônico tem amparo jurídico sobre os teus modelos de contrato.
Consulte também: A importância do aceite digital de um contrato e sua validade jurídica
Emissão manual de contratos
É importante adiantarmos que a emissão manual de contratos funciona somente para OSs que já tenham sido geradas no passado e não tenham contrato associado, ou seja, para Ordens de Serviços anteriores ao cadastro do modelo do contrato.
Para emitir manualmente um contrato, você deverá acessar uma Ordem de Serviço fechada.
Para acessar a OS acesse o Menu >> Ordens de Serviço e realize a pesquisa da OS que deseja emitir o contrato.
Clique em visualizar para abrir a OS desejada
Ao acessar a OS, clique no botão Mais Opções >> Gerar contratos
Aparecerá na tela uma mensagem de confirmação Confirma a geração dos contratos para esta OS? basta clicar em OK e uma tarja verde notificará que a solicitação de geração do contrato foi enviada com sucesso.
Para acessar o contrato você poderá acessar através da seta ao lado do nome do cliente que direciona você para a tela de cadastro do cliente.
Localize a aba chamada "Contratos"
Aparecerá a lista de contratos gerados para este cliente com as informações:
- Contrato: Nome do modelo criado
- Unidade: Em qual unidade esse contrato foi emitido
- OS: Número da ordem de serviço criada
- Data: Data e horário da criação do contrato
- Data da assinatura: Data e horário da assinatura do contrato
- Status: Status do contrato (Assinatura pendente, Cancelado ou Assinado)
Ao clicar no contrato desejado, aparecerá o contrato a ser assinado, na tela terá algumas opções para atualizar o contrato, copiar link, enviar por e-mail ou enviar pelo WhatsApp.
Obs: Aparecerá sempre em "azul claro" a mensagem "criado manualmente", se referindo-se ao contrato criado de forma manual.
- Copiar Link: Permite copiar o link do contrato e ser enviado pelo whatsapp para assinatura
- Atualizar contrato: Permite atualizar a tela, caso tenha realizado alguma alteração no cadastro do cliente por exemplo
- Enviar por e-mail: Permite enviar o contrato para o cliente assinar por e-mail (lembrando que o e-mail deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, na aba dados básicos para que seja enviado)
- Enviar pelo WhatsApp: Permite enviar o contrato para o cliente assinar pelo WhatsApp (lembrando que o número de telefone deve estar cadastrado corretamente no cadastro do cliente, aba dados básicos para que seja enviado)
Como o cliente recebe o contrato para assinatura
Você terá a opção de enviar o contrato para o cliente assinar de duas formas
- Copiando link (envio pelo whatsapp): O cliente clica no link e é direcionado para a assinatura do contrato
- Enviando por e-mail (envio automático): O cliente recebe por e-mail (que está no seu cadastro) e clica em "Visualizar para assinar".
Após o seu cliente ter assinado atualize a tela de cadastro do cliente (F5) o status mudará para assinado.
Ao clicar no contrato você poderá visualizar o documento assinado, visualizar as assinaturas e as informações dos dados e a localização do cliente, podendo também imprimir o contrato.
OBS: Para que o cliente receba o contrato por e-mail é necessário dar o comando clicando no botão abaixo.
Cancelamento de OS x Contratos
Ao realizar o cancelamento de uma Ordem de Serviço, a plataforma realizará o cancelamento dos contratos emitidos na OS com o status Assinatura Pendente e seu status será alterado para Cancelado.
Apenas os contratos com status Assinado permanecerão no histórico da Ordem de Serviço.
Cancelar o contrato sem cancelar a OS
Para cancelar um contrato sem cancelar uma OS, basta acessar o cadastro do cliente e na aba "contratos" localize o contrato a ser cancelado.
Clique no botão "Cancelar Contrato"
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