Como criar uma Ordem de Serviço?

Um tutorial prático para dominar criação de ordens de serviços em minutos.

TÓPICOS

Como criar uma Ordem de Serviço (OS)
Como finalizar uma Ordem de Serviço (OS)
Fechamento de OS aberta depois do dia do agendamento
Como cancelar uma Ordem de Serviço (OS)
Nova Ordem de serviço avulsa (OS)
Como editar o cadastro de um cliente na Ordem de Serviço (OS)
Dúvidas frequentes

Como criar uma Ordem de Serviço (OS)

Há duas formas de criar uma OS para o seu cliente, a primeira delas é criando um agendamento em sua Agenda. Após criar um agendamento, a opção Criar OS ficará disponível.

Ao clicar em Criar OS, irá abrir uma nova tela para preenchimento de algumas informações referente aos serviços e/ou produtos solicitados pelo cliente.

Campos de preenchimento

Para criar uma OS, o serviço e/ou produto, a quantidade e o pagamento são informações obrigatórias. Na tela de criação de OS, serão apresentados os campos de preenchimento:

Cliente : Permite selecionar um cliente já existente ou cadastrar um novo cliente
Serviço : Serviço solicitado pelo cliente
Profissional : Profissional que irá executar o serviço
Quantidade : Quantidade de serviços e/ou produtos que o cliente está solicitando
Pagamento : Forma como o cliente irá pagar (Integral, Com desconto, Pontos fidelidade, Pacote de Crédito, Plano assinatura)
- Com Desconto
  
  Ao selecionar Com Desconto, irá aparecer um novo campo de preenchimento do desconto que é monetário ($) e não percentual, para que você informe o valor de desconto que deseja aplicar para aquele determinado cliente, serviço e/ou produto.
  
  Um novo campo chamado Desconto fixo só irá aparecer em sua OS se você cadastrar um ou mais Descontos para o seu estabelecimento, podendo aplicar para o cliente, serviço e/ou produto que quiser.

Adicionar : Permite adicionar um serviço e/ou produto além do qual foi selecionado inicialmente no agendamento ou criação de uma OS.
Mais Opções: Permite adicionar uma gorjeta para o profissional ou informar data de fechamento da OS

Para mais informações sobre gorjeta acesse o artigo Como lançar gorjeta?

Você também tem a opção de informar outra data de fechamento da OS, clicando no botão + Mais opções

Aviso exibido pelo sistema

Ao tentar fechar uma OS que foi criada em uma data anterior, o sistema exibirá a seguinte mensagem:

Informe a data e horário do fechamento e salve

⚠️ Ao informar a data de fechamento, esta será contabilizada no faturamento referente à data informada. Para fins de caixa, será contabilizado no caixa em aberto neste momento.

Ao clicar em no botão Salvar OS, o mesmo irá aparecer na sua agenda com a cor laranja (cor que determina que uma OS foi criada e o atendimento está sendo realizado).

Como finalizar uma Ordem de Serviço (OS)

Após criar uma Ordem de Serviço (OS), a opção Finalizar OS ficará disponível.

Ao clicar em Finalizar OS, irá abrir uma nova tela para o preenchimento dos meios de pagamento, permitindo utilizar e adicionar quantas formas de pagamento você quiser.

Para que uma OS possa ser finalizada, os valores informados nos meios de pagamento devem coincidir com o valor Total da Ordem de Serviço (OS).

Ao Finalizar OS, o mesmo irá aparecer na sua agenda com a cor verde (cor que determina que um atendimento foi executado e a OS foi finalizada).

OBS: A partir do momento em que uma OS é finalizada, ela só poderá ser cancelada por quem tiver permissão, não sendo possível editar a OS.

Fechamento de OS aberta depois do dia do agendamento

Em alguns cenários, a Ordem de Serviço (OS) é criada em um dia e permanece aberta para ser finalizada apenas no dia seguinte ou em outra data futura. Quando isso acontece, é importante ficar atento à data de fechamento, pois ela impacta diretamente os dados financeiros e a geração de comissões.

O que acontece ao fechar a OS em outra data?

Se uma OS foi gerada em uma data anterior e o fechamento for realizado na data atual, o sistema irá considerar o dia do fechamento como referência para:

Geração de comissões
Registros financeiros
Relatórios e controles de caixa

Por esse motivo, a comissão não será vinculada ao dia do atendimento/agendamento, mas sim ao dia em que a OS foi efetivamente fechada.

Como fechar a OS com data retroativa?

Caso o serviço tenha sido concluído no dia do agendamento e você queira que as informações financeiras e comissões sejam geradas corretamente nessa data, é necessário realizar o fechamento com data retroativa.

Para isso:

Acesse a OS que está em aberto
Clique em + Mais opções
Selecione Informar data de fechamento
Informe a data do agendamento da OS
Finalize o fechamento normalmente

Essa opção garante que os registros financeiros sejam lançados no dia correto.

Aviso exibido pelo sistema

Ao tentar fechar uma OS que foi criada em uma data anterior, o sistema exibirá a seguinte mensagem:

Ajuste a data e horário e salve

Após prossiga normalmente com o fechamento da OS

Importante saber

Sempre verifique a data correta antes de fechar uma OS aberta de dias anteriores. Essa atenção evita divergências em comissões, relatórios financeiros e conferência de caixa.

Como cancelar uma Ordem de Serviço (OS)

Ao clicar em Cancelar OS, o mesmo irá aparecer na sua tela com a mensagem de confirmação do cancelamento da ordem de serviço.

Ao clicar em OK a OS será cancelada automaticamente e não irá mais aparecer na sua agenda

Nova Ordem de serviço avulsa (OS)

A segunda forma de criar uma OS para o seu cliente, é selecionando o ícone da bandeirinha localizado no canto superior direito da plataforma e clicar em Nova ordem de serviço avulsa.

Uma Nova ordem de serviço avulsa é bastante utilizada para a venda de produtos e/ou serviços que você não gostaria que ocupasse espaço na sua agenda.

Basta seguir normalmente com o preenchimento das informações conforme orientação acima.

Como editar o cadastro do cliente na Ordem de Serviço (OS)

Todo e qualquer cliente pode ter suas informações editadas por meio de um ícone apresentado ao lado do seu nome. Basta clicar na "seta"e você será direcionado para a tela de Cadastro de clientes.

Dúvidas frequentes

É possível emitir um recibo de uma ordem de serviço (OS)? No momento, não é possível emitir um recibo específico de uma ordem de serviço. Como alternativa, você pode imprimir a tela da OS em aberto para utilizar como comprovante.
Cancelei uma ordem de serviço (OS), posso reativar? Infelizmente, não é possível reativar uma ordem de serviço após o cancelamento.
Em que momento uma venda passa a aparecer nos relatórios? As vendas são registradas nos relatórios quando a Ordem de Serviço (OS) é finalizada. É nesse momento que o sistema confirma a venda e gera os lançamentos relacionados, como faturamento e, conforme a configuração da forma de pagamento, as contas a receber.

Ficou com dúvida? Entre em contato com o nosso time de suporte! Veja como é fácil! Fique atento ao retorno do seu chamado no seu e-mail.

Em que momento uma venda passa a aparecer nos relatórios?